Instalacja kasy fiskalnej bez względu na to, czy jesteś właścicielem salonu fryzjerskiego, sprzedajesz perfumy, pracujesz w zawodzie lekarza lub prawnika czy też prowadzisz e-sklep – nakłada obowiązki wynikające z posiadania urządzenia fiskalnego służącego do rejestrowania sprzedaży. W przypadku nie dopełnienia tych obowiązków należy liczyć się z poważnymi konsekwencjami.
Krok 1: zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego
Przed zakupem kasy fiskalnej zgłaszamy do właściwego, dla miejsca prowadzenia działalności, urzędu skarbowego, zamiar jej zakupu i rozpoczęcia sprzedaży. Informujemy tam o dokładnej liczbie kas, które zakupimy; planowanym miejscu ich instalacji oraz o dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
Krok 2: fiskalizacja kasy
Następnym krokiem jest fiskalizacja kasy, której to może dokonać tylko i wyłącznie uprawniony do tego serwis. Fiskalizacja jest wprawdzie czynnością jednorazową, jednak warto zdecydować się na podpisanie umowy na obsługę wszystkich swoich kas fiskalnych z jednym serwisem, najlepiej w miejscu, w którym kupiliśmy sprzęt. Dzięki temu usprawnisz kwestę przeglądów technicznych (patrz pkt.5) czy ewentualnych usterek. (Czytaj też: Serwis kasy fiskalnej – czym się kierować przy jego wyborze?).
Po dokonaniu fiskalizacji obowiązkowo, w terminie 7dni, musisz zgłosić ten fakt w Urzędzie Skarbowym (ten sam obowiązek spoczywa na serwisancie, z którego usług skorzystałeś). Wówczas, otrzymasz unikalny numer identyfikacyjny, który po zakupie należy trwale nanieść (żeby w trakcie użytkowania nie został zamazany) na naszą kasę fiskalną.
Jeśli z jakichś przyczyn będziesz chciał zmienić firmę serwisującą, musisz się zgłosić z takim wnioskiem do producenta kasy. Po otrzymaniu pozytywnej odpowiedzi, musimy o tym fakcie poinformować „skarbówkę”. Dlaczego to takie ważne? W przypadku awarii urządzenia fiskalnego tylko ten jeden wskazany serwis może dokonać odczytu z pamięci fiskalnej
Krok 3: archiwizacja kopii paragonów fiskalnych
Sprzedaż się rozpoczęła, kasa funkcjonuje. Na tym jednak nie koniec obowiązków. Kolejnym obowiązkiem nałożonym na właściciela urządzenia fiskalnego jest konieczność przechowywania kopii każdego wydanego paragonu – przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. Natomiast sposób archiwizacji tych dokumentów jest ściśle powiązany z modelem wybranego przez nas urządzenia fiskalnego. Kasy fiskalne dostępne na polskim rynku oferują bowiem dwie technologie przechowywania danych: papierową lub elektroniczną.
Jeśli wybierzemy pierwszą opcję, to z pewnością koszt zakupu kasy będzie niższy. Musimy jednak pamiętać o wyższych kosztach eksploatacji – takie urządzenie posiada dwie rolki papieru (jedna na paragon, druga na jego kopię), a także zapewnić bezpieczne miejsce na przechowywanie papierowych dokumentów.
W drugim przypadku urządzenie wystawia papierowy paragon jedynie dla klienta, a jego kopia zostaje zapisana na karcie pamięci SD lub microSD. Co prawda musimy spodziewać się większego wydatku na starcie, ale taka kasa jest oszczędniejsza w eksploatacji i zapewnia większy komfort pracy dla użytkownika.
Krok 4: raport dobowy i miesięczny
Każdy dzień pracy z kasą powinniśmy zakończyć wydrukiem raportu dobowego. Należy go wystawić najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia nstepnego. Jeśli jednak w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu za dany dzień nie trzeba drukować. Raport fiskalny zawiera informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto, z podziałem na różne stawki VAT oraz wartość należnego podatku VAT.
Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż – najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.
Krok 5: obowiązkowe przeglądy techniczne
Aby kasa służyła Ci przez lata, należy regularnie wykonywać jej przeglądy techniczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna powinna, co minimum 2 lata, przejść obowiązkowy przegląd techniczny. Polega on na konserwacji urządzenia i wyeliminowaniu ewentualnych usterek. Przeglądu dokonuje uprawniony serwisant.
Musimy pamiętać, że to po naszej stronie leży odpowiedzialność, aby przegląd odbył się w odpowiednim terminie. Od otrzymania naszego zgłoszenia, firma serwisująca ma 5 dni na sprawdzenie poprawności działania urządzenia.
Krok 6: przechowywanie książki serwisowej (Książki Kasy Rejestrującej)
Książka Serwisowa to swego rodzaju dokument tożsamości naszego urządzenia – zbiór informacji o kasie fiskalnej, wśród których znajdziemy: nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny, a także producenta lub importera. Książka serwisowa powinna zawierać również informacje o przedsiębiorcy – właścicielu kasy oraz obsługującym nas serwisie, wraz z listą operacji wykonanych na naszym urządzeniu fiskalnym.
Książkę Kasy Rejestrującej powinniśmy przechowywać przez cały okres używania kasy. Będzie przydatna dla serwisanta, ale może się również zdarzyć, że wglądu do niej zażąda urzędnik skarbowy. W przypadku braku dokumentacji, bądź błędnych wpisów, może zostać podważona prawidłowość prowadzenia sprzedaży. Dodatkowo, serwisant, który nie będzie miał dostępu do książki, ma prawo odmówić wykonania przeglądu technicznego kasy.
Urząd skarbowy może skontrolować wszystkie dokumenty jeszcze przez kilka lat po zaprzestaniu używania kasy, a nawet po zamknięciu działalności. Właśnie z zakończeniem prowadzenia firmy związany jest też ostatni już obowiązek, o którym musi pamiętać właściciel kasy fiskalnej – odczyt pamięci fiskalnej kasy, wykonywany przez autoryzowany serwis.